Roadnet uitrollen: lessen uit het plannen van echte leveringsroutes

Routeplanningssoftware belooft minder kilometers, vollere bestelwagens en voorspelbaardere dagen. Of u dat ook krijgt, hangt veel minder van de software af dan van hoe u ze uitrolt. Een routeplanner optimaliseert wat u hem aanlevert. Voedt u hem met verouderde adressen, geschatte servicetijden en rayons die al jaren niemand in vraag stelt, dan krijgt u netjes geoptimaliseerde versies van dezelfde problemen.

Dit artikel deelt de lessen uit de uitrol van Roadnet bij een periodieke leveringsoperatie, en wat elk bedrijf dat een Roadnet-implementatie plant (of een bestaande wil herstarten) op orde moet hebben.

Begin bij de data, niet bij de schermen

Leveranciers zijn het hierover eens. Descartes, dat routeplanningssoftware verkoopt, formuleert het helder in zijn eigen implementatierichtlijnen: data en integratie zijn de twee grootste implementatierisico’s, en verdienen evenveel aandacht als de keuze van de oplossing. [1]

Voor routeplanning betekent “data” meer dan klantadressen:

• Locaties. Exacte geocodes, niet alleen straatnamen. Een leveringspunt achteraan op een industrieterrein is niet waar de speld op de kaart landt.
• Servicetijden. Hoe lang een stop echt duurt, per klanttype en per volume. Gemiddelden verbergen het verschil tussen een afgifte van 2 minuten en een installatie van 20 minuten.
• Tijdvensters en toegangsregels. Openingsuren, beperkingen aan de laadkade, lage-emissiezones, hoogte- of gewichtsbeperkingen voor voertuigen.
• Ordervolumes en frequenties. Wat een klant per bezoek nodig heeft, en hoe vaak.
• Voertuigen en shiften. Capaciteiten, start- en einddepot, regels rond arbeidsduur.

Als die input uit de historiek komt (“we gingen altijd op dinsdag”), respecteert de planner die historiek. Komt ze uit meting, dan kan hij erop verbeteren. Die data verzamelen en controleren is het minst spectaculaire deel van het project, en het deel dat de uitkomst bepaalt.

Stel de rayons in vraag voor u de routes optimaliseert

Veel leveringsoperaties hebben rayons die organisch zijn gegroeid: het gebied van een chauffeur, een regio die jaren geleden is getekend, een dag die is toegewezen omdat een klant er ooit om vroeg. Routes optimaliseren binnen die grenzen geeft een lokale verbetering. De grenzen hertekenen op basis van data is waar de grotere winst meestal zit.

Dat is evenzeer een bedrijfsbeslissing als een planningsbeslissing. Een klant van dag of van chauffeur veranderen raakt aan servicebeloftes, commerciële relaties en de routine van mensen. Neem die beslissingen expliciet, met operaties, verkoop en klantendienst aan tafel.

Eerst een pilot, meten, dan uitbreiden

Een uitrol van routeplanning mag geen big bang zijn. Kies één regio of depot, draai de nieuwe plannen, en meet ze tegen een afgesproken basislijn: afstand, tijd op de baan, stops per route, stiptheid. Pas de parameters aan de lokale omstandigheden aan, en ga dan naar de volgende regio.

Die aanpak doet twee dingen. Hij vangt data- en parameterproblemen op terwijl ze nog klein zijn. En hij geeft planners en chauffeurs bewijs, uit hun eigen routes, dat de nieuwe plannen werken. De richtlijnen van de leverancier raden hetzelfde aan: eerst valideren op een beperkte scope, dan uitbreiden per regio of activiteit. [1]

Neem de chauffeurs en planners mee

Chauffeurs weten dingen die geen enkel systeem weet: welke klant er nooit is voor 10 uur, welke straat op marktdag afgesloten is, waar een bestelwagen echt kan parkeren. Als de nieuwe routes die kennis negeren, passen chauffeurs ze stilletjes aan, en lopen plan en werkelijkheid uit elkaar.

Betrek ervaren chauffeurs bij het controleren van servicetijden en toegangsregels. Toon planners waarom de rekenmotor een volgorde koos, niet alleen welke. En maak het eenvoudig om een stop te melden die niet werkt, zodat de data beter wordt in plaats van dat de noodoplossing blijvend wordt.

Blijf meten na de go-live

Routeplanning is geen eenmalige configuratie. Klanten verhuizen, openen of sluiten, volumes veranderen en er komen nieuwe beperkingen bij. Zonder iemand die de planningsparameters beheert en blijft meten, zakken routes terug af naar gewoonte. Zet een regelmatige rapportering op over dezelfde metrieken als in de pilot, en geef één persoon duidelijk eigenaarschap over de routeplanning.

Hoe dat er bij Sip-Well uitzag

Bij Sip-Well leidde Ben de Roadnet-uitrol. De aanpak volgde de stappen hierboven: eerst de leveringsdata analyseren, Roadnet configureren op basis van wat de data toonde, regio per regio uitrollen, en daarna blijven opvolgen. In de woorden van Eddy Brotmann, Operations Director, Sip-Well:

Bens gestructureerde, datagedreven aanpak van de Roadnet-uitrol gaf ons vanaf dag één vertrouwen. De resultaten overtroffen onze verwachtingen en hebben fundamenteel veranderd hoe we onze leveringen plannen.

Eddy Brotmann, Operations Director, Sip-Well

Het volledige verhaal staat op onze Sip-Well-casestudypagina.

Casestudy: de Roadnet-uitrol bij Sip-Well

Een korte checklist voor uw Roadnet-implementatie

1. Geocodeer en verifieer elke leveringslocatie.
2. Meet echte servicetijden per klanttype.
3. Leg tijdvensters, toegangsregels en voertuigbeperkingen vast.
4. Spreek de basismetrieken af voordat het eerste nieuwe plan draait.
5. Herbekijk rayons en leveringsdagen, niet alleen de routevolgorde.
6. Doe een pilot in één regio, stuur bij, en breid dan uit.
7. Betrek chauffeurs en planners bij het valideren van de plannen.
8. Wijs na de go-live een eigenaar aan voor de planningsparameters.

De kern

Een Roadnet-implementatie slaagt of faalt op data, rayons en mensen, in die volgorde. De software doet de optimalisatie. Uw taak is haar de waarheid over uw operatie te geven, en ervoor te zorgen dat de organisatie het resultaat vertrouwt.

Bronnen

1. Descartes, “Route Planning Buying and Implementation Tips”