De Belgische e-rapportering van 2028: wat ze betekent voor uw ERP

De meeste Belgische bedrijven hebben 2025 besteed aan de voorbereiding op Peppol, en de meeste zijn er geraakt. Sinds 1 januari 2026 stromen er gestructureerde B2B-e-facturen tussen bedrijven, de tolerantieperiode liep af op 31 maart, en de boetes voor wie ze niet kan versturen en ontvangen (€1.500 voor een eerste inbreuk, oplopend tot €3.000 en daarna €5.000) zijn nu van toepassing. Voor veel financiële teams is het project afgesloten en is het toegangspunt (access point) gewoon nog een leverancier.

De Belgische e-rapportering vanaf 2028 is de volgende stap, en het is een ander soort project. Op 18 juli 2026 keurde de Ministerraad een voorontwerp van wet goed waardoor de fiscus vanaf 1 januari 2028 factuurgegevens bijna in realtime zou ontvangen als onderdeel van de Peppol-uitwisseling. Zowel de leverancier als de klant zou rapporteren. Dat tweede detail zou moeten veranderen hoe u 2027 plant, want het betekent dat de fiscus uw versie van een factuur kan vergelijken met de versie van uw tegenpartij, factuur per factuur.

Wat het Belgische ontwerp voor e-rapportering in 2028 zegt, en wat niet

Volgens de samenvattingen die KPMG en EY in juli publiceerden, zou het voorontwerp van wet het volgende doen.

• Vanaf 1 januari 2028 bijna realtime e-rapportering van factuurgegevens invoeren voor binnenlandse B2B-transacties.
• Gelden voor beide kanten van de transactie: de leverancier rapporteert de verkoopfactuur, de klant rapporteert de aankoopfactuur.
• Voortbouwen op het bestaande Peppol-netwerk in een zogenaamd vijfhoekmodel (5-corner model), waarin de fiscus een deelnemer aan de uitwisseling wordt in plaats van een buitenstaander die aangiftes ontvangt.
• De jaarlijkse klantenlisting afschaffen voor ondernemingen die onder het nieuwe stelsel vallen.

Wat nog niet bekend is, telt even zwaar. Het exacte rapporteringsvenster, de volledige dataset, hoe correcties en creditnota’s worden behandeld, en het sanctieregime liggen in de publieke samenvattingen niet vast. Het ontwerp is voor advies naar de Gegevensbeschermingsautoriteit en de Raad van State gegaan; de publicatie van de wet en een uitvoerend koninklijk besluit worden daarna verwacht. Plan op de richting, die duidelijk is, en laat ruimte voor details die nog zullen verschuiven.

Waarom dit een dataproject is, geen connectiviteitsproject

Peppol dwong een technische vraag af: kan uw ERP een gestructureerde factuur in het juiste formaat aanmaken en ontvangen, via een toegangspunt? Het antwoord was meestal een connector, een mapping en wat testwerk. E-rapportering stelt een moeilijkere vraag: kloppen de gegevens in die factuur, en komen ze overeen met wat uw klant of leverancier heeft geboekt?

Wanneer uw aankoopboekhouding vandaag een factuur boekt met een andere btw-code dan uw leverancier gebruikte, merkt niemand dat, tenzij er een controle komt. Wanneer een creditnota in de verkeerde periode wordt geboekt, valt dat weg in de jaarlijkse listing. In een model met dubbele rapportering bereiken beide versies de fiscus kort na elkaar. Elk verschil wordt zichtbaar op het moment zelf, niet jaren later. De bedrijven die het in 2028 moeilijk zullen hebben, zijn niet die zonder toegangspunt; dat heeft nu iedereen. Het zijn die waarvan de stamgegevens en boekingspraktijken gebouwd zijn voor een wereld waarin niemand vergeleek.

Waar verschillen vandaan komen in een typisch ERP van een middelgroot bedrijf

In de ERP-omgevingen waarin wij werken, veroorzaken telkens dezelfde paar bronnen het merendeel van de inconsistenties. Geen ervan is nieuw. E-rapportering maakt ze gewoon duur.

• Stamgegevens van klanten en leveranciers: foute of ontbrekende ondernemingsnummers, dubbele records van hetzelfde bedrijf, btw-nummers die nooit zijn gevalideerd.
• Btw-codes die bij het boeken manueel worden gekozen, vooral voor gemengde of gedeeltelijk vrijgestelde aankopen.
• Aankoopfacturen die manueel vanuit een pdf worden ingegeven terwijl de gestructureerde versie beschikbaar was, met een anders ingetypte boekingsdatum, bedragen of btw-opsplitsing.
• Creditnota’s en correcties die als negatieve facturen worden geboekt, over periodes worden verspreid of niet aan het origineel gekoppeld zijn.
• Intercompanyfacturen tussen Belgische entiteiten van dezelfde groep, die elke kant op haar eigen manier boekt.
• Facturen die via Peppol binnenkomen maar nog altijd worden verwerkt alsof het pdf’s zijn, zodat de gestructureerde gegevens nooit in de boekhouding terechtkomen.

Bij dat laatste punt loont het om even stil te staan. Veel bedrijven werden Peppol-conform door een toegangspunt toe te voegen dat inkomende facturen weer omzet in een document dat iemand moet ingeven. Dat volstond voor de verplichting van 2026. In 2028 helpt het niet, want de waarde van e-rapportering voor de fiscus is net dat de gegevens van begin tot einde gestructureerd zijn.

Een werkplan voor 2027 voor finance en IT

U hebt ongeveer vijf kwartalen vóór januari 2028. Dat is genoeg als het werk in de eerste helft van 2027 start, en weinig als het op het koninklijk besluit wacht. Een redelijke volgorde ziet er zo uit.

1. Q4 2026: vraag uw ERP-leverancier of -partner en de aanbieder van uw Peppol-toegangspunt schriftelijk hoe en wanneer ze e-rapportering willen ondersteunen. Neem de antwoorden op in uw budget voor 2027.
2. Q1 2027: maak de stamgegevens van klanten en leveranciers schoon. Valideer elk Belgisch ondernemings- en btw-nummer, voeg dubbels samen en beslis wie voortaan eigenaar is van wijzigingen aan stamgegevens.
3. Q1 tot Q2 2027: herbekijk hoe btw-codes worden bepaald. Vervang manuele keuzes waar mogelijk door regels, en documenteer de uitzonderingen.
4. Q2 2027: laat gestructureerde inkomende facturen rechtstreeks in de aankoopboekhouding binnenkomen. Meet hoeveel er nog manueel worden ingegeven, en waarom.
5. Q2 tot Q3 2027: zet creditnota’s en correcties recht, zodat elke correctie verwijst naar de factuur die ze corrigeert en in de juiste periode terechtkomt.
6. Q3 2027: stem voor een steekproef van uw grootste leveranciers en klanten uw boekingen af met hun boekhouding. De verschillen die u vindt, zijn de verschillen die de fiscus zal vinden.
7. Q4 2027: test de rapporteringsflow van begin tot einde met uw toegangspunt, en spreek af wie in finance elke dag geweigerde of afwijkende rapporteringen afhandelt.

Wie er eigenaar van moet zijn

De fout die veel bedrijven met Peppol maakten, was het als een IT-project te behandelen. Technisch verliep het goed, en in finance veranderde er niets. E-rapportering moet in handen zijn van finance, met IT en de ERP-partner als ondersteuning, want de beslissingen gaan over btw-behandeling, boekingsregels en governance van stamgegevens. Hebt u een applicatiebeheerder voor het ERP, dan is die de natuurlijke brug tussen beide. Hebt u er geen, dan is dit een goede reden om er voor 2027 een te hebben. We beschrijven de rol in De gids voor ERP-applicatiebeheer.

Voor groepen met entiteiten in andere landen zal het Belgische project niet het laatste zijn. Nederland, Duitsland en Frankrijk volgen elk hun eigen tijdlijn richting de EU-regels van VAT in the Digital Age, die vanaf juli 2030 digitale rapportering voor intracommunautaire transacties brengen. De discipline in stamgegevens en boekingen die u voor België opbouwt, is hetzelfde fundament dat die projecten nodig zullen hebben.

De kern

Het Belgische plan voor e-rapportering is nog een ontwerp, maar de richting is duidelijk: vanaf 2028 zullen beide kanten van elke binnenlandse B2B-factuur naar verwachting bijna in realtime zichtbaar zijn voor de fiscus. Het werk dat bepaalt of dat vlot verloopt, is niet technisch. Het gaat om propere stamgegevens, btw-codes op basis van regels, gestructureerde verwerking van aankoopfacturen en correct gekoppelde correcties. Dat kan allemaal in 2027 in een redelijk tempo, of in het laatste kwartaal onder druk.

De gids voor ERP-applicatiebeheer

Procesmapping 101: een praktische gids

Onze diensten voor applicatiebeheer

Bronnen

KPMG TaxNewsFlash: Belgium proposal to introduce e-reporting of invoicing data from 2028

EY Tax News: Belgium announces proposed e-reporting requirements beginning in 2028

Loyens & Loeff: e-invoicing in Belgium from January 1, 2026, key provisions of the Royal Decree

Europese Commissie: VAT in the Digital Age