E-Reporting in Belgien ab 2028: Was es für Ihr ERP bedeutet

Die meisten belgischen Unternehmen haben 2025 damit verbracht, sich auf Peppol vorzubereiten, und die meisten haben es geschafft. Seit dem 1. Januar 2026 fließen strukturierte B2B-E-Rechnungen zwischen Unternehmen, die Toleranzfrist endete am 31. März, und die Bußgelder für Unternehmen, die sie nicht senden und empfangen können (1.500 € beim ersten Verstoß, steigend auf 3.000 € und dann 5.000 €), werden jetzt angewendet. Für viele Finanzteams ist das Projekt abgeschlossen und der Access Point einfach ein weiterer Lieferant.

Das E-Reporting in Belgien ab 2028 ist der nächste Schritt, und es ist eine andere Art von Projekt. Am 18. Juli 2026 hat der Ministerrat einen Gesetzesvorentwurf gebilligt, nach dem die Steuerverwaltung ab dem 1. Januar 2028 Rechnungsdaten nahezu in Echtzeit als Teil des Peppol-Austauschs erhalten würde. Sowohl der Lieferant als auch der Kunde würden melden. Dieses zweite Detail sollte verändern, wie Sie 2027 planen, denn es bedeutet, dass die Verwaltung Ihre Version einer Rechnung mit der Version Ihres Geschäftspartners vergleichen kann, Rechnung für Rechnung.

Was der belgische E-Reporting-Entwurf für 2028 vorsieht, und was nicht

Laut den Zusammenfassungen, die KPMG und EY im Juli veröffentlicht haben, würde der Gesetzesvorentwurf Folgendes bewirken.

• Ab dem 1. Januar 2028 ein E-Reporting von Rechnungsdaten nahezu in Echtzeit für inländische B2B-Umsätze einführen.
• Für beide Seiten des Umsatzes gelten: Der Lieferant meldet die Ausgangsrechnung, der Kunde die Eingangsrechnung.
• Auf dem bestehenden Peppol-Netzwerk in einem sogenannten Fünf-Ecken-Modell (5-Corner-Modell) aufbauen, in dem die Steuerverwaltung selbst am Austausch teilnimmt, statt als Außenstehende Erklärungen zu empfangen.
• Die jährliche Kundenliste für Unternehmen abschaffen, die unter die neue Regelung fallen.

Was noch nicht bekannt ist, zählt genauso. Das genaue Meldefenster, der vollständige Datensatz, der Umgang mit Korrekturen und Gutschriften und die Sanktionsregelung sind in den öffentlichen Zusammenfassungen nicht festgelegt. Der Entwurf ging zur Stellungnahme an die Datenschutzbehörde und den Staatsrat. Die Veröffentlichung des Gesetzes und ein Königlicher Durchführungserlass sollen folgen. Planen Sie für die Richtung, die klar ist, und lassen Sie Raum für Details, die sich noch verschieben werden.

Warum das ein Datenprojekt ist und kein Konnektivitätsprojekt

Peppol hat eine technische Frage erzwungen: Kann Ihr ERP eine strukturierte Rechnung im richtigen Format über einen Access Point erzeugen und empfangen? Die Antwort war meist ein Connector, ein Mapping und etwas Testen. Das E-Reporting stellt eine schwierigere Frage: Sind die Daten in dieser Rechnung richtig, und stimmen sie mit dem überein, was Ihr Kunde oder Lieferant erfasst hat?

Wenn Ihre Kreditorenbuchhaltung heute eine Rechnung mit einem anderen Steuerschlüssel bucht, als Ihr Lieferant verwendet hat, bemerkt das niemand, solange es keine Prüfung gibt. Wenn eine Gutschrift in der falschen Periode gebucht wird, gleicht sich das in der jährlichen Kundenliste aus. In einem Modell mit doppelter Meldung erreichen beide Versionen die Verwaltung kurz nacheinander. Jede Abweichung wird sichtbar, während sie entsteht, nicht Jahre später. Die Unternehmen, die 2028 Schwierigkeiten haben werden, sind nicht die ohne Access Point, denn den hat inzwischen jeder. Es sind die, deren Stammdaten und Buchungspraxis für eine Welt gebaut wurden, in der niemand verglichen hat.

Woher Abweichungen in einem typischen ERP im Mittelstand kommen

In den ERP-Umgebungen, in denen wir arbeiten, erzeugen immer dieselben wenigen Quellen die meisten Inkonsistenzen. Keine davon ist neu. Das E-Reporting macht sie nur teuer.

• Kunden- und Lieferantenstammdaten: falsche oder fehlende Unternehmensnummern, Dubletten derselben Firma, USt-IdNrn., die nie validiert wurden.
• Steuerschlüssel, die bei der Buchung von Hand gewählt werden, besonders bei gemischten oder teilweise steuerbefreiten Einkäufen.
• Eingangsrechnungen, die manuell aus einem PDF erfasst werden, obwohl die strukturierte Version verfügbar war, mit abweichend eingetipptem Buchungsdatum, Betrag oder Steueraufteilung.
• Gutschriften und Korrekturen, die als negative Rechnungen gebucht, über Perioden verteilt oder nicht mit der ursprünglichen Rechnung verknüpft werden.
• Intercompany-Rechnungen zwischen belgischen Gesellschaften derselben Gruppe, die jede Seite auf ihre eigene Weise bucht.
• Über Peppol empfangene Rechnungen, die trotzdem wie PDFs verarbeitet werden, sodass die strukturierten Daten nie in der Buchhaltung ankommen.

Der letzte Punkt verdient einen zweiten Blick. Viele Unternehmen sind Peppol-konform geworden, indem sie einen Access Point ergänzt haben, der eingehende Rechnungen wieder in ein Dokument verwandelt, das jemand abtippt. Das hat die Pflicht von 2026 erfüllt. 2028 hilft es nicht, denn der Wert des E-Reportings für die Verwaltung liegt darin, dass die Daten durchgängig strukturiert sind.

Ein Arbeitsplan 2027 für Finanzen und IT

Bis Januar 2028 haben Sie ungefähr fünf Quartale. Das ist genug Zeit, wenn die Arbeit im ersten Halbjahr 2027 beginnt, und nicht viel, wenn sie auf den Königlichen Erlass wartet. Eine sinnvolle Reihenfolge sieht so aus.

1. Q4 2026: Fragen Sie Ihren ERP-Hersteller oder -Partner und Ihren Peppol-Access-Point-Anbieter schriftlich, wie und wann sie das E-Reporting unterstützen wollen. Nehmen Sie die Antworten in Ihr Budget für 2027 auf.
2. Q1 2027: Bereinigen Sie die Kunden- und Lieferantenstammdaten. Validieren Sie jede belgische Unternehmensnummer und USt-IdNr., führen Sie Dubletten zusammen und legen Sie fest, wer ab jetzt Änderungen an Stammdaten verantwortet.
3. Q1 bis Q2 2027: Prüfen Sie, wie Steuerschlüssel ermittelt werden. Ersetzen Sie manuelle Auswahl durch Regeln, wo es geht, und dokumentieren Sie die Ausnahmen.
4. Q2 2027: Leiten Sie strukturierte Eingangsrechnungen direkt in die Kreditorenbuchhaltung. Messen Sie, wie viele noch von Hand erfasst werden, und warum.
5. Q2 bis Q3 2027: Bringen Sie Gutschriften und Korrekturen in Ordnung, sodass jede Korrektur auf die Rechnung verweist, die sie korrigiert, und in der richtigen Periode landet.
6. Q3 2027: Gleichen Sie eine Stichprobe Ihrer größten Lieferanten und Kunden mit deren Aufzeichnungen ab. Die Abweichungen, die Sie finden, sind die, die auch die Verwaltung finden wird.
7. Q4 2027: Testen Sie den Meldefluss durchgängig mit Ihrem Access Point und legen Sie fest, wer in der Finanzabteilung abgelehnte oder abweichende Meldungen täglich bearbeitet.

Wer es verantworten sollte

Der Fehler, den viele Unternehmen bei Peppol gemacht haben, war, es als IT-Projekt zu behandeln. Technisch lief es gut, und in der Finanzabteilung hat sich nichts verändert. Das E-Reporting muss von der Finanzabteilung verantwortet werden, mit IT und dem ERP-Partner als Unterstützung, denn die Entscheidungen betreffen die umsatzsteuerliche Behandlung, Buchungsregeln und die Governance der Stammdaten. Wenn Sie einen Application Manager für das ERP haben, ist er die natürliche Brücke zwischen beiden. Wenn nicht, ist das ein guter Grund, für 2027 einen zu haben. Wir beschreiben die Rolle im ERP-Application-Management-Leitfaden.

Für Gruppen mit Gesellschaften in anderen Ländern wird das belgische Projekt nicht das letzte sein. Die Niederlande, Deutschland und Frankreich bewegen sich jeweils auf eigenem Zeitplan auf die ViDA-Regeln der EU (VAT in the Digital Age) zu, die ab Juli 2030 eine digitale Meldung für innergemeinschaftliche Umsätze bringen. Die Disziplin bei Stammdaten und Buchung, die Sie für Belgien aufbauen, ist dieselbe Grundlage, die diese Länder brauchen werden.

Das Wesentliche

Belgiens E-Reporting-Plan ist noch ein Entwurf, aber seine Richtung ist klar: Ab 2028 sollen beide Seiten jeder inländischen B2B-Rechnung für die Steuerverwaltung nahezu in Echtzeit sichtbar sein. Die Arbeit, die darüber entscheidet, ob das reibungslos läuft, ist nicht technisch. Es geht um saubere Stammdaten, regelbasierte Steuerschlüssel, eine strukturierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen und sauber verknüpfte Korrekturen. All das lässt sich 2027 in vernünftigem Tempo erledigen, oder im letzten Quartal unter Druck.

Der ERP-Application-Management-Leitfaden

Prozessmapping 101: Ein praktischer Leitfaden

Unsere Application-Management-Leistungen

Quellen

KPMG TaxNewsFlash: „Belgium proposal to introduce e-reporting of invoicing data from 2028“

EY Tax News: „Belgium announces proposed e-reporting requirements beginning in 2028“

Loyens & Loeff: „e-invoicing in Belgium from January 1, 2026, key provisions of the Royal Decree“

Europäische Kommission: „VAT in the Digital Age“