De Duitse e-facturatiedeadline van 2027: wat groepen met een Duitse dochteronderneming nu moeten doen

Uw groep rondde in januari het Belgische Peppol-project af. De Franse entiteit ging in september door haar eigen hervorming. En ergens in de groepsstructuur zit een Duitse dochteronderneming die haar klanten nog altijd een pdf per e-mail stuurt, omdat niemand haar iets anders heeft gezegd. De Duitse e-facturatie van 2027 is de volgende deadline, en voor veel middelgrote groepen is het de deadline die tot nu toe de minste aandacht kreeg.

Vanaf 1 januari 2027 moeten Duitse bedrijven waarvan de omzet in het voorgaande jaar meer dan €800.000 bedroeg, gestructureerde e-facturen uitreiken aan hun Duitse zakelijke klanten. Alle anderen volgen op 1 januari 2028. Dat laat ongeveer één kwartaal, met een jaarafsluiting middenin. Hieronder leest u wie eronder valt, wat als e-factuur telt, en wat het ERP achter die Duitse entiteit moet doen vóór de eerste factuur van 2027.

Wat er in 2027 verandert voor e-facturatie in Duitsland

Duitsland voert dit sinds 2025 gefaseerd in. De stappen, zoals samengevat door Avalara in september 2026 en op de eInvoicing-landenpagina van de Europese Commissie, zijn:

• Sinds 1 januari 2025: elk bedrijf dat in Duitsland gevestigd is, moet een gestructureerde e-factuur kunnen ontvangen. Dit deel geldt al.
• Vanaf 1 januari 2027: bedrijven met meer dan €800.000 omzet in het voorgaande kalenderjaar moeten gestructureerde e-facturen uitreiken voor binnenlandse B2B-verkopen. Papier en een gewone pdf zijn voor hen niet langer toegestaan.
• Vanaf 1 januari 2028: de verplichting geldt voor alle overige bedrijven, en de overgangsregeling voor oudere EDI-formaten die niet aan de Europese norm voldoen, loopt af.

De drempel wordt per juridische entiteit gemeten op de omzet van het voorgaande jaar, niet per groep. Een kleine Duitse verkoopvennootschap in een grote groep kan dus aan beide kanten ervan uitkomen. Controleer het cijfer over 2026 voor elke Duitse entiteit in plaats van het aan te nemen.

Geldt het voor uw dochteronderneming?

De verplichting geldt voor facturen tussen bedrijven die allebei in Duitsland gevestigd zijn. Dat punt is belangrijk voor buitenlandse groepen. Volgens Avalara maakt een Duitse btw-registratie alleen een bedrijf nog niet in Duitsland gevestigd; daarvoor is een statutaire zetel, een plaats van bestuur of een vaste inrichting nodig die aan de verkoop deelneemt. In de praktijk dus:

• Een Duitse GmbH die aan Duitse klanten verkoopt: valt eronder, en zit zeer waarschijnlijk boven de drempel.
• Een Belgisch of Nederlands bedrijf dat in Duitsland alleen voor de btw geregistreerd is, bijvoorbeeld voor een magazijn of afstandsverkopen: valt waarschijnlijk niet onder de uitreikingsverplichting, maar ga de vraag naar een vaste inrichting na.
• Grensoverschrijdende verkopen van Duitsland naar België of Nederland: vallen niet onder de Duitse binnenlandse verplichting. Aan Belgische kant gelden eigen regels, en het Belgische plan voor e-rapportering vanaf 2028 voegt er nog aan toe.

Een pdf is geen e-factuur

Hier komen de meeste verrassingen vandaan. Volgens de Duitse regels is een e-factuur een gestructureerd gegevensbestand dat de Europese norm EN 16931 volgt. De twee formaten die Duitse klanten zullen verwachten, zijn XRechnung, dat pure XML is, en ZUGFeRD, dat dezelfde XML in een pdf verpakt zodat een mens ze nog kan lezen. Peppol BIS Billing 3.0 wordt ook aanvaard. Een pdf die uit de factuurlay-out van uw ERP komt en per e-mail wordt verstuurd, is geen e-factuur, hoe professioneel hij er ook uitziet.

De wijziging zit dus niet in de mailserver. Ze zit in het ERP: de factuur moet worden opgemaakt uit data die volledig en correct genoeg is om een gestructureerd bestand te vullen, elke keer, zonder dat iemand ze manueel rechtzet.

Wat het ERP vóór 1 januari moet doen

In ons ERP- en integratiewerk is het technische formaat zelden het moeilijke deel. De meeste huidige ERP’s, of een connector die ervoor verkocht wordt, kunnen XRechnung of ZUGFeRD aanmaken. Het werk zit eromheen.

1. Maak de stamgegevens schoon. Een gestructureerde factuur heeft volledige btw-nummers van klanten nodig, adressen, betalingsvoorwaarden en, voor publieke klanten, routerings-ID’s. Hiaten die een menselijke lezer negeerde, leiden nu tot een geweigerde factuur.
2. Bepaal het formaat per klant. Sommige grote Duitse klanten zullen XRechnung via een portaal vragen, andere ZUGFeRD per e-mail, nog andere Peppol. Leg de keuze vast op de klantenfiche, niet in iemands hoofd.
3. Controleer creditnota’s, correcties en terugkerende facturen. Dat zijn de flows die jaren geleden zijn opgezet en die niemand test. Ook zij moeten geldige bestanden opleveren.
4. Test in november met echte klanten. Stuur testfacturen naar uw vijf grootste Duitse klanten en vraag een bevestiging dat ze die kunnen lezen.
5. Spreek een terugvaloptie af. Als een bestand op 5 januari wordt geweigerd: wie ziet dat, wie lost het op, en hoe snel krijgt de klant een geldige factuur?
6. Archiveer het gestructureerde bestand, niet alleen de pdf. De XML is nu de wettelijke factuur, en die moet bewaard worden.

Waarom dit bij het applicatieteam terechtkomt

In de meeste middelgrote groepen die we tegenkomen, heeft de Duitse entiteit geen eigen applicatiebeheerder. Haar ERP wordt beheerd vanuit het hoofdkantoor, vaak in een ander land en een andere taal, door een team dat net Peppol in België heeft afgerond en nu hetzelfde moet doen voor Duitsland onder andere regels. Dat is geen reden tot paniek, maar wel een reden om één persoon aan te wijzen die de Duitse wijziging van begin tot einde in handen heeft, met een plan en een testlijst, in plaats van ze te behandelen als een ticket in de wachtrij.

Bestaat die persoon niet, dan kan een interim-applicatiebeheerder het opnemen, opleveren en met documentatie teruggeven aan het team. Zo vingen we bij Culligan Oostenrijk zes maanden lang een sleutelrol in het applicatiebeheer op, terwijl het interne team werd opgeleid.

De kern

De Duitse e-facturatie van 2027 is een data- en proceswijziging, vermomd als formaatwijziging. Had uw Duitse dochteronderneming dit jaar meer dan €800.000 omzet, dan moeten haar facturen aan Duitse zakelijke klanten vanaf 1 januari gestructureerd zijn. Controleer de drempel per entiteit, maak de klantgegevens schoon, test vóór december met echte klanten en houd de wijziging weg van de jaarafsluiting. De groepen die dit als een klein IT-ticket behandelen, merken het in de eerste week van januari.

De Belgische e-rapportering van 2028: wat ze betekent voor uw ERP

De gids voor ERP-applicatiebeheer

Onze dienst Applicatiebeheer

Casestudy: Culligan Oostenrijk, interim-applicatiebeheer

Bronnen

Avalara: E-invoicing in Germany, obligations, deadlines and requirements (september 2026)

Europese Commissie: eInvoicing in Germany